Gestion documentaire - GED

La Gestion Électronique des Documents ou GED est un système informatisé d’acquisition, classement, stockage, archivage des documents (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers). C’est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document. La GED peut permettre un gain de temps et d’argent énorme pour les organisations. En effet, elle permet l’indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le « volume papier ». La GED fait appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence.

Il existe 5 étapes majeures dans la GED :
 L’acquisition des documents
 Le classement des documents
 Le stockage des documents
 La diffusion des documents
 L’archivage des documents

VersusMind, dans ce cadre, intervient dans des prestations d’intégration, de personnalisation et de maintenance de la solution de GED opensource Alfresco, pour laquelle elle dispose d’une expertise forte.

Alfresco

Alfresco a été créé par des ingénieurs issus du développement des solutions propriétaire "Documentum" et d"Intervowen". Ses développeurs comptent ainsi plusieurs décennies d’expérience dans la gestion documentaire.

Depuis ses débuts en 2005, Alfresco n’a eu de cesse de remporter une multitude de prix et récompenses, célébrant un produit qui crée une véritable révolution dans son domaine

Un fonctionnement simple et efficace

Le but d’Alfresco n’est pas de répliquer en mode open source les solutions propriétaires, telles que Microsoft SharePoint ou Documentum, mais de les surpasser. Par exemple, Alfresco fonctionne comme un partage réseau classique. Un fichier est déposé dans un répertoire ; il peut alors entrer alors dans un processus défini. Alfresco peut extraire diverses propriétés du document, dont par exemple le nom de l’auteur, la date de création ou le niveau de sécurité du document.

Une des grandes qualités d’Alfresco est sa simplicité d’utilisation. Il peut être utilisé comme un partage réseau ou de manière plus évoluée en fonction des besoins de chaque entreprise.