Le Design System peut-il contribuer à la transformation digitale ? (Partie 2)

Un design system est un challenge organisationnel en plus d’être un défi technique ; c’est à travers la gouvernance du projet que l’on peut obtenir des résultats concrets qui favorise une culture du design dans les projets IT.

Mettre en œuvre une solution technique mais aussi stratégique et managériale

Une fois votre plan établi (voir Le Design System peut-il contribuer à la transformation digitale ? -Partie 1/3) il est temps de se mettre au travail. Pour commencer, vous devrez décider comment le travail sera effectué et surtout qui le fera. Il est devenu courant d’avoir une équipe entièrement dédiée au Design System qui soit capable d’aider à normaliser les flux de travail, à développer et à améliorer les composants en permanence.

Traiter le système comme un produit centré sur l’utilisateur est une approche intelligente, mais c’est très gros projet. Construire les modules du Design System est une entreprise assez lourde, surtout si ils sont conçus simultanément et en parallèle.

La recette d’une équipe de conception pour un design system réussi selon Airbnb :

• Un chercheur UX pour comprendre les besoins des clients,
• Un designer d’interface (UI) pour définir les éléments visuels du système,
• Un développeur pour créer des modules de codes,
• Un manager de produit pour être certain que le système soit aligné sur les besoins,
• Un leader (sponsor de l’équipe dirigeante) pour défendre et harmoniser la vision dans l’entreprise, y compris jusqu’à la direction.

Il serait avantageux d’ajouter :

• Un gestionnaire de contenu (pour définir le ton par exemple),
• Un expert en accessibilité pour être sûr que le système sera conforme au standard WCAG,
• Un expert performance qui pourra s’assurer que le système se charge rapidement sur tous les écrans.

Prenons un exemple : dans les cas basiques, les designers UX et UI conçoivent les composants sur Sketch et l'interface utilisateur du style guide sur InVision (DSM) ; en parallèle, une équipe de développeurs créent, testent et publient les composants en html/css/js, ainsi que la documentation. Le backlog doit être géré et les problèmes devront être suivis et réglés au delà de la première version.

Il y existe un meilleur moyen ! Le design system peut être utilisé comme une plate-forme pour la construction d'une culture dans laquelle chacun est encouragé à contribuer et à participer. Si les utilisateurs (développeurs, designer…) sont impliqués dans le processus de co-création, leurs besoins, préoccupations et désirs sont intégrés au produit à partir de la base (centrés sur l'utilisateur).
Dans la mesure où un système de conception est conçu pour donner aux équipes les moyens de résoudre un ensemble de problèmes très vastes et variés, le fait de réunir des personnes est également un élément important pour garantir l'efficacité du système pour tous ceux qui en dépendent. Encourager et responsabiliser les gens à s'impliquer peut être un concept puissant pour la construction d'une culture commune.

L’une des solutions est d’organiser un atelier en invitant des designers qui pourront partager leurs derniers travaux. Accrocher tout ce qui existe déjà au mur et donner à chaque participant l’occasion de se promener devant le travail affiché pour relever les incohérences, les possibilités de convergence, les composants manquants.

C’est une opportunité :

• d’identifier ce qui est bien
• de repérer ce qu’il faut faire et ne faut pas faire
• de découvrir collectivement les problèmes susceptibles de faire l’objet d’un réajustement.
• de recueillir des commentaires et de célébrer le travail remarquable accompli.

De plus, les gens aiment participer, donner leur point de vue et faire partie de la solution. En effet, n’est-ce pas avant tout pour eux que l’on met en place un design system ? C’est donc eux (les designers, les développeurs et les stackholders) les utilisateurs finaux et cela devient une démarche centrée utilisateur que de les impliquer.

Comment gouverner le Design System ?

Maintenant, vous pensez peut-être: « Comment tout le monde peut-il être impliqué ? ».

Voici un modèle très efficace. Il comprend une équipe de design system centralisée, une guilde, des chapitres et des contributeurs individuels. Chacun de ces groupes joue un rôle important dans la conception, la construction et la gestion du design system

L'équipe du design system s'appuie sur les contributions de l'ensemble de l'organisation.

L’équipe centrale de conception permet de rendre opérationnel le flux de travail. Elle est chargée d’amplifier l’impact des designs en dotant les équipes des ressources nécessaires pour améliorer les produits et résoudre les problèmes des utilisateurs. Ils déterminent la structure, la conception, la gestion, la distribution, l'évolution et la maintenance. Cette équipe compte sur le soutien des contributeurs individuels pour faire évoluer et améliorer constamment le système.

Cette équipe de contributeurs est composée de product designer, de développeurs front-end, d'illustrateurs, de designer UI, d'experts en accessibilité, de content manager, etc. Ils sont répartis dans l’ensemble de l’organisation et représentent un ensemble divers de préoccupations et de perspectives. En tant que tels, ils peuvent s’assurer que le design system travaille à résoudre un large éventail de problèmes. Chaque contributeur devra consacrer un certain pourcentage de son temps à contribuer.

Ils peuvent le faire de plusieurs manières :

• Offrir des commentaires et proposer des modifications,
• Signaler des bugs et des problèmes,
• Soumettre des contributions à la guilde ,
• Faire partie d'un chapitre sur le design system,
• Apporter son expertise sur un sujet particulier.

Un design system peut être le cœur de votre culture de conception de produits digitaux lorsque tout le monde est impliqué. En effet, ce sont les processus et les personnes impliquées qui déterminent le succès de votre design system au fil du temps.

Les Design System sont uniques et même s'ils peuvent différer, il est important de fixer précisément quels sont les objectifs. Ce qui est certain, c’est que tous les systèmes ont quelque chose en commun : les utilisateurs doivent pouvoir les utiliser. Les véritables clients du design system sont les développeurs et les designers. C’est de l’UX design mis au service de l’expérience d’un projet interne dont l’objectif est de travailler plus efficacement et plus rapidement tout en gardant une certaine cohérence entre les interfaces. Il y a une vraie relation entre le design system et les équipes qui l’adoptent. C’est une réponse culturelle et pas seulement technique.

Intégrer le Design System dans le travail quotidien des équipes

Le système sert les gens, pas l'inverse. Comment pouvons-nous préparer les équipes au succès en les aidant à intégrer notre design system dans leur travail quotidien ?

Airbnb, par exemple, a décidé de faire de ce projet un moyen de réinventer le partenariat. Un modèle appelé « boucle de rétroaction » afin que les designers et développeurs puissent se rencontrer pour partager leurs commentaires sur les produits et leur réflexion sur les systèmes. En effet, la collaboration est un des éléments qui permet la réussite de ce type de projet ; le design ne peut fonctionner que s’il résulte d’un travail de corrélation et de travail ensemble pour appliquer une pensée systémique et commune.

Le temps restait malgré tout une préoccupation pour les concepteurs qui voulaient des périodes dédiées à la participation et de la reconnaissance notamment en terme de responsabilité.

Sources :
https://medium.com/eightshapes-llc/a-design-system-isn-t-a-project-it-s-a-product-serving-products-74dcfffef935
https://www.designsystems.com/building-a-design-system-one-brick-at-a-time/
https://uxdesign.cc/building-design-systems-and-design-culture-3a7d07ae6b52
https://newflux.fr/2017/10/23/savoir-design-system/
https://www.designbetter.co/design-systems-handbook
https://airbnb.design/systems-thinking-unlocked/